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记一家公关企业OA应用

发布时间:2013.03.27 17:25      来源:赛迪网     作者:赛迪网

【赛迪网讯】

摘要:

公关企业都是以项目为单位,并将项目过程中的知识集中管理,以便形成公关公司的核心竞争力。而协同OA系统以流程为血脉,通过协同运营执行方案,串联管理项目全过程,使公关执行变得简洁高效。记者用测试账号登陆泛微系统后发现,平台上所有的流程都是基于项目来产生,大家几乎每天都需要打开,从最初的项目立项、下工单,第三方采购付款、项目报销到最后的结项、开票申请、关账提醒等都会在OA上流转,实现项目全生命周期管理。此外,系统菜单按照立项阶段、执行阶段、结项阶段来划分,每个阶段流程流转下来自动触发给流程人下一阶段流程。

中国大陆公关业经过20年的发展,已经成为潜力巨大的新兴行业,方兴未艾。一家公关公司可能涉及公共传播、品牌包装、公关活动、人际关系、线上传播、市场营销等诸多领域,并拥有自己独特的知识体系。

公关企业都是以项目为单位,并将项目过程中的知识集中管理,以便形成公关公司的核心竞争力。而协同OA系统以流程为血脉,通过协同运营执行方案,串联管理项目全过程,使公关执行变得简洁高效。此番记者也走访了一家已使用6年OA的公关企业,实地探访了他们的OA使用情况。

谈起这套泛微OA系统,此家公关公司OA负责人Elle说道:“泛微用了好几年了,从员工开始的不习惯到现在已经完全上手,现在每个部门应用下来都觉得必不可少。系统可以让我们的流程比较顺畅一些,可以让领导对流程有监管,包括每个人的职责分工会明晰一些。”

记者了解到,XX公关公司花了不少心思推广泛微流程,包括内部培训、内部上线推广、试用推广等。由于起初公司用的还是纸质化的流程,要走线上的流程对一家刚起步的local公司而言确实有点难度。于是,系统项目组慢慢地向上海、北京公司推广,培养大家每天必须使用OA的习惯。从最初上海、北京设置的是两套不同的流程到现在两地流程规范统一,可谓是心酸中透露出甜蜜。而每次公司人员架构上如有改变,管理员也会在泛微OA上做出组织架构调整和相应流程节点人的更新,员工对实时公司组织架构、岗位变动情况一目了然。

记者用测试账号登陆该系统后发现,平台上所有的流程都是基于项目来产生,大家几乎每天都需要打开,从最初的项目立项、下工单,第三方采购付款、项目报销到最后的结项、开票申请、关账提醒等都会在OA上流转,实现项目全生命周期管理。此外,系统菜单按照立项阶段、执行阶段、结项阶段来划分,每个阶段流程流转下来自动触发给流程人下一阶段流程,比如,系统会自动下达一张跨部门内部任务表单,每个阶段不同部门、岗位的员工对由OA明确自己的工作职责,清楚每个节点该填什么、该做什么,管理员也会根据不同的岗位设置流程权限。

“如果业务部门需要通过采购部做一项任务,以前只需要打个电话或发封封邮件就可以了。有了这个系统之后,提交人需要把需求写清楚,他的leader需要审批,看他的需求写得是否准确,采购部再进行分工。这套系统帮我们JD(JD:JobDescription缩写,译为职位描述、职位界定)划分上也更加清楚,有了OA后我们可以起到一个很好的枢纽。”

OA负责人Elle这样描述道。“泛微系统对我们而言是在对我们的业务流程上得到支撑,对流程节点进行规划。从操作上讲,泛微流程起到一个很大的协助作用。”

记者通过调查发现,公关行业企业对运营管理系统的应用比较少,也许他们有一套最基础的财务软件来管理企业的财务,但许多公关企业的运作都没有使用报表分析系统来分析提炼公关传播效果,更提不上通过运营管理系统来集成业务与运营管理流程。但伴随公关行业不断扩容,竞争愈演愈烈,如何通过信息化手段支撑管理和业务,是每一个公关管理人当下需思考的话题。

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